2017年度クリスマスコンサート第3回企画委員会議事録 月日：2017年11月7日（火） 場所：ココス浜松高林店 出席者：藤本さん、田中さん、武田さん、嶋田 １．利用施設 ＜12/9（土）、16:00〜21:30＞ 　・ホール‥準備・練習用 ＜12/11（日）、9:00〜16:00、201講座室のみ12:00〜13:00＞ 　・ホール‥演奏会場 　・和室‥団員控室 　・児童室‥木管音出し用、全体チューニング 　・101講座室‥金管音出し用、大物楽器ケース置き場 　・201講座室‥シルバー人材センター休憩用 　・上記以外の部屋‥協働センター側で保守日に設定し基本的に全館貸切（体育館除く） 　※女性更衣室用に201講座室10:00〜12:00および13:00〜15:00追加予約する ２．使用備品 ・ホール昇降ステージ ・イス（160脚） ・PA装置（ワイヤレスマイク1本含む） ３．会場設営 ・ステージ配置‥積志ほっとコンサートに準じる ・客席配置 　・フロア席‥ジョイントマットを敷く（大判ジョイントパンチマット45cm角、横14枚×縦5枚） 　・イス席‥1列12席（4席1組×3）×6列を基本とする（総席数72席） ・演台、テーブル台車等使用しない備品は101に移動（前日はホール東壁際に仮置き） ・カーテンすべて閉じ ４．ステージ飾り付け ・「クリスマスコンサート」を1文字ずつ色画用紙で貼付け（昨年のものを使用） 　→キラキラモールで縁取りする（田中） ・文字の周りにクリスマスに因んだイラストを貼り付け 　→イラスト準備（武田） ・日の丸、浜松市旗は一時的に取り外し（終了後原状復帰） ５．客席飾付け ・パーティーモール（キラキラモール）・輪つなぎ（色紙輪っか）・色紙で作った星形を飾る 　→保管状況確認する（藤本） ・クリスマスツリー飾る（武田さんより借用） ※電飾（例えば雪だるま）検討（次回までに各自情報収集） ６．受付設営 ・受付は協働センター使用予定表があるところに設置 ・使用予定表のホワイトボードは消火栓右側に移動 ・ホールのホワイトボードを背後に設置し、コンサートの案内を掲示する ・ソファーは101に移動 ７．満席時対応 ・満席時入場できない可能性がある旨案内に記載 ・ホールの利用者（来場者＋演奏参加者）が定員（160名）を超えないこと ８．非常時対応 ・東側駐車場に避難する ９．荒天が予想される場合の対応 ・前々日金曜日に開催可否検討会の開催要否を役員で協議 ・上記で必要と判断された場合、前日土曜日正午より協働センターにて開催可否検討会実施 　（参加メンバー：役員、企画委員） １０．部屋の点検簿（カギ）管理 ホール‥終日開放（準備・練習時：部屋保管、練習終了後：受付保管） 和室‥リハーサル・本番時施錠（リハーサル時：藤本保管、本番時：受付保管） 児童室‥終日開放（部屋保管） 101講座室‥終日開放（部屋保管） 201講座室‥終日開放（部屋保管） ※受付人が入れ替わる場合、引継ぎを確実に行う １１．当日役割分担 ・企画委員 　・全体統括‥嶋田 　・ステージ担当‥藤本 　・受付担当‥武田 　・場外担当‥田中 ・司会‥（Bassパート） ・受付‥（降り番メンバー予定） ・弁当‥（未定） ・団員駐車場‥池谷、山本、（宮木）（8:30集合） ・来客駐車場‥浜松市シルバー人材センター（集合10:00、午前の部10:15〜12:00、午後の部12:45〜14:30） ・部屋管理（施錠、点検簿記入） 　・ホール‥企画委員 　・和室‥企画委員 　・児童室‥石野 　・101講座室‥Perc鈴木 　・201講座室‥田中 ・受付設営・片付け‥各パート1名選出（11/4開催のPM会議で依頼済み） １２．手配関係 ＜弁当＞ 　・業者‥候補：自笑亭、ほっともっと（各自情報収集して11/12ふれコン終了後選定） 　・種類‥基本1種類 　・数量‥52（団員（午前・午後参加者）：49+シルバー人材センター：3） 　・配達希望時間‥11:30±30分 　・費用‥団負担 ＜飲み物＞ 　・団員‥1.5L〜2Lペットボトル購入 　・シルバー人材センター‥ 500mlペットボトル購入 　・費用‥団負担 １３．予算と支出 ＜予算＞ 　開催経費　 \25,000 　弁当代　\30,000 ＜支出＞ 　チラシ印刷代　\1,340（送料、消費税込） 　ポスター印刷代　\4,270 （送料、消費税込） 　振込手数料　\432 １４．演奏曲目 11/4開催のPM会議で以下のように決定 1.Joy to the brass rock 2.夢をかなえてドラえもん 3.みんなの童謡コレクション 4.アンパンマンたいそう 5.クリスマスソング・メドレー 6.あわてんぼうのサンタクロース 7.赤鼻のトナカイ 8.サンタが街にやってくる in Swing 9.[アンコール]勇気100％ １５．演奏参加者 ・52名（うち午前のみまたは午後のみ3名） １６．演出など ・終演後子供たちにお菓子のプレゼントを配る 　・単価‥50円〜100円 　・個数‥100個（午前午後それぞれ50個ずつ） 　・配る人‥最前列のメンバー2名程度に依頼 　・12/3（日）午後にラッピング作業実施（団員に協力呼びかけ） 　・購入品‥お菓子、袋、リボン、ラベル（田中） ・サンタクロースの着ぐるみ（門奈さんに依頼） ・「アンパンマンたいそう」で踊る 　・メンバー‥武田、木下、長谷川、佐藤、木村ゆ（Tpメンバーは福田さんに了承取る） ・「あわてんぼうのサンタクロース」で歌う 　・メンバー‥同上 １７．経過と今後のスケジュール 11月12日　ふれコン来場者向け配付 11月18日　PM会議 12月上旬　団員案内配付 12月3日　第4回企画委員会（プレゼントのラッピング） 12月9日　前日準備 12月10日　本番 １８．次回企画委員会 ・日時　12/3（日）14:00〜 ・場所　積志協働センター 以上