2018年度クリスマスコンサート第3回企画委員会議事録

月日：2018年11月20日（火）
場所：ガスト浜松有玉店
出席者：藤本さん、武田さん、磯部さん、嶋田

１．客席飾付け
・ガーランド→追加購入
・デコレーションボール→必要数作成済み
・雪の結晶を飾る

２．駐車場
・農協南側倉庫駐車場‥11/12借用依頼済み

３．部屋の点検簿（カギ）管理
・ホール‥終日開放（準備・練習時：部屋保管、練習終了後：受付保管）
・和室‥リハーサル・本番時施錠（リハーサル時：藤本保管、本番時：受付保管）
・児童室、101講座室、201講座室‥終日開放（部屋保管）

４．当日役割分担
・企画委員
　・全体統括‥嶋田
　・ステージ担当‥藤本
　・受付担当‥武田
　・場外担当‥磯部
・司会‥未確定（Bassパート）
・受付‥藤本（開場〜4曲目まで）、嶋田（5曲目〜終演）、休団者お手伝い可能者調査依頼中
・弁当‥岩瀬、鈴木映宏
・団員駐車場‥池谷、山本（8:30集合）
・来客駐車場‥浜松市シルバー人材センター（集合9:45、午前の部10:00〜12:00、午後の部12:45〜14:30）
・部屋管理（施錠、点検簿記入）
　・ホール‥企画委員
　・和室‥企画委員
　・児童室‥石野
　・101講座室‥鈴木大介
　・201講座室‥磯部
・受付設営・片付け
　・Percパート以外の各パートから1名選出
　・朝の受付設営担当者は8:50集合してもらう
　・受付設営および片付け担当者以外は打楽器の運搬を手伝ってもらう

５．手配関係
＜弁当＞
　・業者‥ほっともっと浜松大島町店
　・種類‥幕の内弁当
　・数量‥44（団員（午前・午後参加者）：41+シルバー人材センター：3）
　・配達時間‥11:30
　・費用‥団負担（＠500円×44＝22,000円、当日現金精算）
　・手配担当‥磯部
　・受取り担当‥嶋田
＜飲み物＞
　・団員‥2L×5本ペットボトル（お茶系）、インスタント味噌汁（フリーズドライ）、紙容器購入
　・シルバー人材センター‥500mlペットボトル（お茶系）購入
　・費用‥団負担
　・購入担当‥武田、藤本
　・ゴミ袋準備

６．広報
・協働センターだより11月号
・ふれコンでチラシ配布
・当団HP‥掲載済み
・浜松市子育て情報サイトぴっぴに掲載依頼

７．予算と支出
＜予算＞
　開催経費　 \20,000
　弁当代　\30,000
＜支出実績＞
　チラシ・ポスター印刷代　\4,315（送料、コンビニ払込手数料、消費税込）
＜支出予定＞
　プレゼント代　\7,000（120個、ラッピング材料代含む）
　飾付け材料代　\3,000
　弁当代　\22,000（44個）
　飲物代　\2,000
　シルバー人材センター　\11,000

８．演出等
・プレコン‥クラリネットアンサンブル（5分）
・サンタクロースの着ぐるみ‥団長に依頼
・「シャオ・イー・シャオ」で踊る（メンバー：武田、長谷川、岩瀬、樽井）
・「アンパンマンたいそう」で踊る（メンバー：武田、長谷川、岩瀬、樽井、中田）
・「口笛吹いて働こう」で楽器紹介（紹介MC：武田）
・「あわてんぼうのサンタクロース」で歌う（メンバー：武田、山本）
・終演後子供たちにお菓子のプレゼントを配る
　・単価‥約50〜60円（ラッピング材料代含む）
　・個数‥120個
　・配る人‥武田、団長、FLの誰か
　・配る場所‥ステージ前
　・12/8（土）前日準備時にラッピング作業実施（団員に協力呼びかけ）
　・購入品‥お菓子、袋、リボン、ラベル（購入担当：武田、藤本）

９．当日タイムテーブル
8:50　受付設営担当者集合
9:00　団員集合
9:00〜9:20　受付設営・最終確認
9:20〜9:40　音出し
9:40〜10:30　合奏
10:45　開場
10:45〜10:55　チューニング
10:50〜10:55　プレコン
11:00　開演
11:45　終演
11:45〜13:15　昼食・休憩（1時間30分）
13:15　開場
13:15〜13:25　チューニング
13:20〜13:25　プレコン
13:30　開演
14:15　終演
14:15〜14:45　片付け
14:45　終礼、解散

１０．お菓子プレゼント配布前後の流れ
1)サンタが街にやってくる in Swing演奏終了
2)来場者拍手
3)拍手の途中で司会MCしゃべり始める
4)鈴鳴らし始める（武田）
5)そりすべり演奏開始（大野さん合図）
6)プレゼント配付開始

以上