定演/第31回/第6回(反省会)議事録
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開始行:
第6回定演実行委員会(反省会)議事録(2012/07/22)
★★★★★各係反省★★★★★
■渉外
スポンサー探しの意識が向上された
お礼状を入れる封筒に宛名ラベルを貼ったことで受け渡し時の
効率UP。来年以降も継続したい。
コンピューターで作成しないといけないもろもろは新メンバーが
主体になって作ってくれて助かった。
*検討課題
>吹連への招待状について
(新規団体からの個人情報保護関連の問題あり、対応苦慮)
→今年の対応:西部地区のみ、20団体中15団体に送付した。
来年以降:出す/出さないについて、毎年団長確認するのがベ...
招待状を送るのであれば2か月前に行いたい。
>プログラムが当日あがり→封筒詰め作業が時間無く大変
→今年の対応:リハ中、降り番時に一気に作業した
来年以降:休団者の手を借りる?(当日券係兼務?)
プログラム納品1W早める?降り番総動員?を検討。
■印刷
作成が遅れた結果、校正も遅くなってしまい、どたばたで入稿...
間違いが3か所ほど修正できなかった。(文字間違いや、ページ...
→来年は1週間前までには納品できるよう努力したい。
印刷部数を800部に減らした。残部数は(来年使用分や団員配布...
100部未満となり、まずまずの結果。
来年以降も800部を予定したい。
*検討課題
>何歳からチケットが必要なのかが分かりづらい。団員徹底だけ...
一般のお客様が分かりづらい&演奏会の性質的に子供を連れて...
お堅い雰囲気がある。
(団員家族など、子供を連れて行っていいのか迷うことがある様...
→「未就学時無料」の文字をポスター・チラシ・チケットに明記...
広く多くの方に来場いただけるようにしたい。
■広報
メディア担当者、きちんと仕事をしていただき助かった。
残念ながら地元新聞社の事前取材はしていただけず。
(定演翌日に開催記事が載っていた。はまホールブログにも掲載...
メディア関連のきちんとしたマニュアルがなかったため、鋭意...
(担当の方には大感謝!)
ポスター貼り、来年は6月末開催のため、早めに動きたい。
(実績表はデータ化して来年以降に活かす)
チラシ入れ、最初に頑張りすぎて、後半枚数が足りなくなり、...
大変だった。
→印刷枚数は例年通りでOK、チラシ入れの枚数を調整したい。
*検討課題
>メディア対応の問い合わせ先をきちんと決め忘れていた。
→できればメールを中心にしたいが、どうしても電話番号記載の...
団長宅(※夜間)という表記にしてみてはどうか。
※今までに来た問い合わせ
Q:どんな曲をやりますか?
Q:当日券はありますか?何時から販売しますか?
>ポスターを貼るときに処分の方法(剥がしに行くかどうか)を担...
口頭確認、および定演終礼時に周知するといいかも。
>チケット分配時、当日券分(100枚)をあらかじめ取り分けてお...
>チラシ入れ、決まった人ばかりにならないようにした方がいい...
→チラシ入れ要員交代やりくりや、チケット売上調査は、
トレーナーではなく、実行委員主導で動きたい。
※来年係分担割り振りの時の検討課題にします(委員長/副委員長)
■会計
現在集計中。
*検討課題
>賛助出演者に謝礼を配るタイミングに苦慮
→例年の対応:昼休みに賛助を探して渡している(時間もないし...
来年以降:前日〜演奏会本番終了までの間に渡すようにする。
■進行
休団者手伝い
たくさんの方にお手伝いいただき、スムーズに進行できた。
鍵管理について
例年と鍵を返す場所などが違った。
→ホールの管理業者が変わるため、毎年変わる可能性があるかも。
ホール打ち合わせ時に要確認したい。
フォトCD、DVDのサンプルは今月末出来上がる予定。
事前調査よりも少ない注文数のため、追加販売を検討。(10月末...
なお、賛助出演者へは郵送対応します。
カメラが入った都合上、来賓席を少し前に設置した。
立て看板の案はよかった。
舞台上の階段の位置決めに苦慮。
前日準備、終わりタイミングをホール/受付でもう少し声を掛け...
チケット取り置きのフローが、もう少し詰めたかった。
→広報との連携を密に進めたい。
チラシ挟み込みのお知らせをもっと早めに(2か月前には)行いた...
片づけの段取りを間違えた。
→来年以降きちんと指示を出します。
司会者打ち合わせ、ホール打ち合わせなど、新しく入ったメン...
もう少し打ち合わせに参加してほしい。
譜面台を持ってくるように言うのを忘れた
→プレスにも掲載し、口頭でも念押ししたい。
*検討課題
>天方さん関連
→人数、駐車場の問題(こちらから指定した人数よりも多く来た)で
直前にどたばた。来年は責任者と話をつけた方がいいかも?
>板澤(智)さんにもっと仕事を振ればよかった。
→来年、実行委員会の直前打ち合わせだけでも出席をお願いする?
>お弁当関連
いろいろトラブルあり。
→広告掲載OK、弁当配送&回収OK、お茶込み600円の業者を新しく
選定してみてはどうだろう?
>ゴミの持ち帰りについて
周知徹底が不十分だったので、ゴミが出た。
→新入団員にも分かりやすく運営したい。プレスに掲載、ゴミ箱に
張り紙で対策してみては?
■全体を通して
今年から35回演奏会に向けてメンバーを増員しました。
今年は見ているだけだったことが多いと思いますが、来年はも...
積極的に参加してみてください。
また、各係リーダーは、来年以降どんどんお仕事を割り振って...
ください。
人数が増えた分、メールで意見を募集したり、メールで経過を...
していただくことや、出欠調査する機会が前回よりも増えまし...
しかしながら、毎回きちんと返事をくれる人は決まっていて(い...
ありがとうございます)、いつまでも返事をいただけないメンバ...
残念ながらいらっしゃいます。
みなさんの返事がないと、どんどんスケジュールが延び、結果...
どたばたと決めなければいけなくなるという悪循環となってい...
現状です。
円滑な運営のためにも、必ずお返事をいただくようにお願いし...
終了行:
第6回定演実行委員会(反省会)議事録(2012/07/22)
★★★★★各係反省★★★★★
■渉外
スポンサー探しの意識が向上された
お礼状を入れる封筒に宛名ラベルを貼ったことで受け渡し時の
効率UP。来年以降も継続したい。
コンピューターで作成しないといけないもろもろは新メンバーが
主体になって作ってくれて助かった。
*検討課題
>吹連への招待状について
(新規団体からの個人情報保護関連の問題あり、対応苦慮)
→今年の対応:西部地区のみ、20団体中15団体に送付した。
来年以降:出す/出さないについて、毎年団長確認するのがベ...
招待状を送るのであれば2か月前に行いたい。
>プログラムが当日あがり→封筒詰め作業が時間無く大変
→今年の対応:リハ中、降り番時に一気に作業した
来年以降:休団者の手を借りる?(当日券係兼務?)
プログラム納品1W早める?降り番総動員?を検討。
■印刷
作成が遅れた結果、校正も遅くなってしまい、どたばたで入稿...
間違いが3か所ほど修正できなかった。(文字間違いや、ページ...
→来年は1週間前までには納品できるよう努力したい。
印刷部数を800部に減らした。残部数は(来年使用分や団員配布...
100部未満となり、まずまずの結果。
来年以降も800部を予定したい。
*検討課題
>何歳からチケットが必要なのかが分かりづらい。団員徹底だけ...
一般のお客様が分かりづらい&演奏会の性質的に子供を連れて...
お堅い雰囲気がある。
(団員家族など、子供を連れて行っていいのか迷うことがある様...
→「未就学時無料」の文字をポスター・チラシ・チケットに明記...
広く多くの方に来場いただけるようにしたい。
■広報
メディア担当者、きちんと仕事をしていただき助かった。
残念ながら地元新聞社の事前取材はしていただけず。
(定演翌日に開催記事が載っていた。はまホールブログにも掲載...
メディア関連のきちんとしたマニュアルがなかったため、鋭意...
(担当の方には大感謝!)
ポスター貼り、来年は6月末開催のため、早めに動きたい。
(実績表はデータ化して来年以降に活かす)
チラシ入れ、最初に頑張りすぎて、後半枚数が足りなくなり、...
大変だった。
→印刷枚数は例年通りでOK、チラシ入れの枚数を調整したい。
*検討課題
>メディア対応の問い合わせ先をきちんと決め忘れていた。
→できればメールを中心にしたいが、どうしても電話番号記載の...
団長宅(※夜間)という表記にしてみてはどうか。
※今までに来た問い合わせ
Q:どんな曲をやりますか?
Q:当日券はありますか?何時から販売しますか?
>ポスターを貼るときに処分の方法(剥がしに行くかどうか)を担...
口頭確認、および定演終礼時に周知するといいかも。
>チケット分配時、当日券分(100枚)をあらかじめ取り分けてお...
>チラシ入れ、決まった人ばかりにならないようにした方がいい...
→チラシ入れ要員交代やりくりや、チケット売上調査は、
トレーナーではなく、実行委員主導で動きたい。
※来年係分担割り振りの時の検討課題にします(委員長/副委員長)
■会計
現在集計中。
*検討課題
>賛助出演者に謝礼を配るタイミングに苦慮
→例年の対応:昼休みに賛助を探して渡している(時間もないし...
来年以降:前日〜演奏会本番終了までの間に渡すようにする。
■進行
休団者手伝い
たくさんの方にお手伝いいただき、スムーズに進行できた。
鍵管理について
例年と鍵を返す場所などが違った。
→ホールの管理業者が変わるため、毎年変わる可能性があるかも。
ホール打ち合わせ時に要確認したい。
フォトCD、DVDのサンプルは今月末出来上がる予定。
事前調査よりも少ない注文数のため、追加販売を検討。(10月末...
なお、賛助出演者へは郵送対応します。
カメラが入った都合上、来賓席を少し前に設置した。
立て看板の案はよかった。
舞台上の階段の位置決めに苦慮。
前日準備、終わりタイミングをホール/受付でもう少し声を掛け...
チケット取り置きのフローが、もう少し詰めたかった。
→広報との連携を密に進めたい。
チラシ挟み込みのお知らせをもっと早めに(2か月前には)行いた...
片づけの段取りを間違えた。
→来年以降きちんと指示を出します。
司会者打ち合わせ、ホール打ち合わせなど、新しく入ったメン...
もう少し打ち合わせに参加してほしい。
譜面台を持ってくるように言うのを忘れた
→プレスにも掲載し、口頭でも念押ししたい。
*検討課題
>天方さん関連
→人数、駐車場の問題(こちらから指定した人数よりも多く来た)で
直前にどたばた。来年は責任者と話をつけた方がいいかも?
>板澤(智)さんにもっと仕事を振ればよかった。
→来年、実行委員会の直前打ち合わせだけでも出席をお願いする?
>お弁当関連
いろいろトラブルあり。
→広告掲載OK、弁当配送&回収OK、お茶込み600円の業者を新しく
選定してみてはどうだろう?
>ゴミの持ち帰りについて
周知徹底が不十分だったので、ゴミが出た。
→新入団員にも分かりやすく運営したい。プレスに掲載、ゴミ箱に
張り紙で対策してみては?
■全体を通して
今年から35回演奏会に向けてメンバーを増員しました。
今年は見ているだけだったことが多いと思いますが、来年はも...
積極的に参加してみてください。
また、各係リーダーは、来年以降どんどんお仕事を割り振って...
ください。
人数が増えた分、メールで意見を募集したり、メールで経過を...
していただくことや、出欠調査する機会が前回よりも増えまし...
しかしながら、毎回きちんと返事をくれる人は決まっていて(い...
ありがとうございます)、いつまでも返事をいただけないメンバ...
残念ながらいらっしゃいます。
みなさんの返事がないと、どんどんスケジュールが延び、結果...
どたばたと決めなければいけなくなるという悪循環となってい...
現状です。
円滑な運営のためにも、必ずお返事をいただくようにお願いし...
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